ALGEMENE VOORWAARDEN – ETN

Company RegistrationEpic Trek Nepal Pvt. Ltd. is een wettelijk geregistreerd trekking- en expeditiebedrijf onder de Nepalese overheid, met een vergunning van het Ministerie van Toerisme van Nepal.

1. BETALINGSVOORWAARDEN

BoekingsbevestigingEpic Trek Nepal (ETN) vraagt ​​een aanbetaling van 25% van de totale reiskosten om accommodatie, vervoer, gidsen, dragers en vergunningen te reserveren en uw boeking te bevestigen.

Saldo betalingHet resterende saldo van 75% kan bij aankomst in Nepal, vóór aanvang van de trektocht, worden betaald, of in onderling overleg tussen de klant en ETN.

Betaalmethoden::

• Bankoverschrijvingen: Directe overschrijving naar onze bankrekening in Nepal (gegevens worden verstrekt bij boeking)
• KredietkaartenVisa en Mastercard worden geaccepteerd, met een verwerkingskosten van 4%.
• Contante betalingIn Kathmandu worden Nepalese roepies (NPR) en Amerikaanse dollars geaccepteerd.
• Online PaymentBetaling via PayPal en Wise wordt geaccepteerd, met de bijbehorende kosten.
• Mobiele betalingeSewa en Khalti (de digitale portemonnees van Nepal) voor lokale klanten

ValutaAlle prijzen worden vermeld in Amerikaanse dollars. Betalingen in andere valuta worden omgerekend tegen de op de betalingsdatum geldende wisselkoers.

2. ANNULERINGSBELEID

Annuleringen door bedrijven

Als Epic Trek Nepal uw reis annuleert vanwege een te kleine groep, natuurrampen, politieke instabiliteit of veiligheidsproblemen, ontvangt u een van de volgende compensaties:

• Een volledige terugbetaling van alle gedane betalingen, of
• Een alternatieve reis van gelijke of vergelijkbare waarde
• Tegoed voor een toekomstige reis (geldig gedurende 2 jaar)

ETN is niet aansprakelijk voor extra kosten die klanten maken, zoals internationale vluchten, visumkosten of verblijfskosten buiten ons reisschema.

Annuleringen door klanten

Standaard annuleringsperiode: Indien u uw trektocht om welke reden dan ook moet annuleren, verzoeken wij u ons hiervan ten minste 15 dagen vóór uw geplande vertrekdatum op de hoogte te stellen.

Annuleringskosten:

• Meer dan 15 dagen voor de trektocht25% administratiekosten worden in mindering gebracht op de totale kosten.
• 7-14 dagen voor de trektocht50% van de totale trektochtkosten wordt in mindering gebracht.
• Minder dan 7 dagen voor de trektochtGeen terugbetaling mogelijk

UitzonderingsclausuleIn geval van echte noodsituaties (medische noodgevallen, overlijden in de familie, natuurrampen in uw thuisland) kan ETN, na aftrek van 30% van de totale kosten, een terugbetaling verstrekken, mits de juiste documentatie aanwezig is en naar goeddunken van het management.

Restitutie verwerkingAlle goedgekeurde terugbetalingen worden binnen 14-21 werkdagen verwerkt via de oorspronkelijke betaalmethode.

3. VERZEKERINGSVEREISTEN

Verplichte dekkingEen uitgebreide reisverzekering is verplicht voor alle deelnemers en moet het volgende omvatten:

• Dekking voor medische noodgevallen (minimaal USD 100,000)
• Dekking voor evacuatie en redding per helikopter (minimaal USD 50,000)
• Reisannulerings- en onderbrekingsdekking
• Dekking voor avontuurlijke activiteiten en trektochten op grote hoogte.

VerzekeringsverificatieKlanten dienen vóór aanvang van de trektocht een bewijs van een geldige verzekering te overleggen. ETN behoudt zich het recht voor om boekingen te annuleren indien geen adequate verzekering wordt overlegd.

Documentatie OndersteuningIn geval van annulering van uw reis die door de verzekering wordt gedekt, zal ETN u kosteloos alle benodigde bonnen, facturen en documentatie verstrekken ter ondersteuning van uw verzekeringsclaim.

4. GEZONDHEID EN VEILIGHEID

Medische fitnessDeelnemers moeten in goede fysieke gezondheid verkeren en in staat zijn tot inspannende buitenactiviteiten. Een medische keuring wordt aanbevolen vóór vertrek.

VaccinatiesCliënten zijn zelf verantwoordelijk voor het verkrijgen van de benodigde vaccinaties en medicijnen zoals aanbevolen door hun zorgverlener of reiskliniek.

VeiligheidsprotocollenOnze gecertificeerde gidsen beschikken over uitgebreide EHBO-kits en zijn getraind in eerste hulp in de wildernis. Bij ernstige medische noodgevallen die evacuatie vereisen, worden de kosten gedekt door uw reisverzekering.

LeeftijdsbeperkingenDeelnemers jonger dan 16 jaar moeten worden begeleid door een ouder/voogd. Personen ouder dan 65 jaar hebben een medische verklaring nodig.

Reeds bestaande voorwaardenCliënten dienen eventuele reeds bestaande medische aandoeningen te melden die van invloed kunnen zijn op hun vermogen om de trektocht veilig te voltooien.

5. AANSPRAKELIJKHEID EN RISICO-ERKENNING

Inherente risico'sTrekking in Nepal brengt inherente risico's met zich mee, waaronder maar niet beperkt tot hoogteziekte, weersveranderingen, natuurrampen, ongelukken en beperkingen van de infrastructuur. Deelnemers doen dit op eigen risico.

OvermachtEpic Trek Nepal kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de gevolgen die voortvloeien uit:

• Natuurrampen (aardbevingen, aardverschuivingen, overstromingen)
• Ongunstige weersomstandigheden
• Vertragingen of annuleringen van vluchten
• Politieke onrust, stakingen of overheidsbeperkingen
• Infrastructuurstoringen
• Terroristische daden of burgerlijke onrust

Beperking van aansprakelijkheidDe aansprakelijkheid van ETN is beperkt tot de kosten van de afgenomen diensten. Wij zijn niet verantwoordelijk voor extra kosten, verliezen of schade die buiten onze directe controle vallen.

Avontuurlijke filosofieTrekking vereist flexibiliteit, geduld en een positieve instelling. Tolerantie, begrip en gevoel voor humor zijn essentieel voor een plezierige ervaring.

6. PERSOONLIJKE BEZITTINGEN EN WAARDEVOLLE SPULLEN

Verantwoordelijkheid van de klantCliënten zijn zelf volledig verantwoordelijk voor de veiligheid en bewaring van hun persoonlijke bezittingen gedurende de hele trektocht. Dit omvat, maar is niet beperkt tot:

• Elektronische apparaten (camera's, telefoons, laptops, tablets)
• Sieraden en waardevolle accessoires
• Contant geld, creditcards en belangrijke documenten.
• Recept medicijnen
• Persoonlijke trekkinguitrusting en -kleding

BedrijfsondersteuningHoewel onze gidsen en dragers redelijke hulp zullen bieden bij het beschermen van uw bezittingen tijdens groepsactiviteiten, aanvaardt ETN geen aansprakelijkheid voor:

• Verloren, gestolen, beschadigde of vernietigde persoonlijke bezittingen
• Achtergelaten spullen in accommodaties, voertuigen of op campings.
• Schade veroorzaakt door weersomstandigheden, vocht of andere omgevingsfactoren.
• Diefstal door derden

Aanbevelingen:

• Neem al uw waardevolle spullen (paspoort, geld, pasjes, belangrijke documenten) persoonlijk mee in een veilige dagrugzak.
• Sluit een aparte verzekering af voor dure apparatuur.
• Gebruik waterdichte tassen voor elektronica en belangrijke documenten.
• Bewaar kopieën van belangrijke documenten apart van de originelen.
• Neem zo min mogelijk waardevolle spullen mee op de trektocht.
• Maak gebruik van de kluisjes in het hotel indien beschikbaar.

Beperkingen van PorterDragers mogen maximaal 15-20 kg per persoon dragen. Voor te zware of te grote voorwerpen kunnen extra kosten voor de drager in rekening worden gebracht of kan het transport worden geweigerd.

7. WIJZIGINGEN IN HET REISPLAN

Door het bedrijf geïnitieerde wijzigingenETN kan reisroutes wijzigen vanwege:

• Weersomstandigheden en veiligheidsrisico's
• Natuurrampen of milieugevaren
• Overheidsbeperkingen of vergunningskwesties
• Lokale omstandigheden waar wij geen controle over hebben

KlantoverlegAlle belangrijke wijzigingen in het reisschema worden met de klanten besproken. Indien de wijzigingen onaanvaardbaar zijn, kunnen klanten:

• Alternatieve regelingen accepteren zonder extra kosten.
• Ontvang gedeeltelijke terugbetaling voor ongebruikte diensten.
• Annuleer de reis met terugbetaling conform het annuleringsbeleid.

Door de klant aangevraagde wijzigingenAanpassingen die door klanten tijdens de trektocht worden aangevraagd, zullen waar mogelijk worden doorgevoerd, onder voorbehoud van:

• Extra kosten voor aanvullende diensten, accommodatie of vervoer.
• Beschikbaarheid van alternatieve regelingen
• Veiligheid en naleving van de regelgeving
• Groepsovereenstemming (voor groepswandelingen)

WeersafhankelijkhedenHet weer in de bergen is onvoorspelbaar. Vertragingen als gevolg van het weer horen bij de avontuurlijke ervaring en geven geen recht op terugbetaling.

8. TERUGBETALINGSBELEID

Situaties zonder recht op terugbetalingEr worden geen terugbetalingen verstrekt voor:

• Niet-gebruikte diensten als gevolg van vroegtijdig vertrek (vrijwillig of onvrijwillig)
• Gemiste diensten als gevolg van te laat aankomen of persoonlijke vertragingen.
• Reis afgebroken om persoonlijke redenen tijdens de trektocht
• Diensten die door de klant tijdens de reis zijn geweigerd.
• Vroegtijdige terugkeer vanwege hoogteziekte, persoonlijke gezondheidsproblemen of heimwee.
• Niet-gebruikte accommodatie, maaltijden of vervoer vanwege voorkeuren van de klant

Uitzonderlijke omstandighedenIn geval van echte noodsituaties of uitzonderlijke omstandigheden zal het management van Epic Trek Nepal elke situatie afzonderlijk beoordelen en naar eigen goeddunken gedeeltelijke compensatie verstrekken.

ServicenormenAlle beslissingen over terugbetalingen zullen eerlijk worden genomen, rekening houdend met de omstandigheden en de kosten die het bedrijf al heeft gemaakt.

9. WEIGERING VAN DIENSTVERLENING

Epic Trek Nepal behoudt zich het recht voor om diensten te weigeren of te beëindigen om de veiligheid en het plezier van alle deelnemers te waarborgen. We verwachten van al onze klanten dat zij zich tijdens hun reis met ons respectvol en gepast gedragen.

Onacceptabel gedrag omvat onder meer:

• Gevechten of fysieke confrontaties met groepsleden, gidsen of personeel.
• Overmatig alcoholgebruik dat de groepsdynamiek verstoort of de veiligheid in gevaar brengt.
• Verbale mishandeling, intimidatie of respectloze behandeling van gidsen, dragers of medereizigers.
• Schending van lokale wetten, gebruiken of veiligheidsvoorschriften
• Elk gedrag dat de veiligheid of het welzijn van de groep in gevaar brengt.

Wij stellen uw medewerking zeer op prijs om een ​​positieve en respectvolle omgeving voor iedereen te creëren. Ons team werkt hard om uw veiligheid en een onvergetelijke ervaring te garanderen, en wij vragen u om hetzelfde respect te tonen aan onze medewerkers en medereizigers. Er vindt geen restitutie plaats indien de diensten worden beëindigd vanwege wangedrag van de klant.
​

10. AANVULLENDE VOORWAARDEN

Minimum leeftijdDeelnemers moeten minimaal 12 jaar oud zijn. Minderjarigen onder de 18 jaar hebben toestemming van hun ouders nodig.

GroepsgrootteTrektochten kunnen worden geannuleerd of verplaatst als niet aan de minimale groepsgrootte wordt voldaan.

Verantwoordelijkheid voor het milieuKlanten dienen de principes van 'Leave No Trace' te volgen en de lokale cultuur en het milieu te respecteren.

FotorechtenETN mag foto's die tijdens trektochten zijn gemaakt, zonder vergoeding gebruiken voor promotionele doeleinden, tenzij klanten hier schriftelijk uitdrukkelijk bezwaar tegen maken.

PrivacybeleidPersoonlijke gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de uitvoering van reizen en toekomstige communicatie. We delen klantgegevens niet met derden.

Dispute ResolutionEventuele geschillen zullen worden beslecht door middel van arbitrage in Kathmandu, Nepal, volgens de Nepalese wetgeving.

OvereenkomstDoor te boeken bij Epic Trek Nepal, bevestigen klanten dat ze deze algemene voorwaarden hebben gelezen, begrepen en ermee akkoord gaan.

Contact Informatie: Epic Trek Nepal Pvt. Ltd.
Paknajol, 16 – Thamel, Kathmandu, Nepal
E-mail: [e-mail beveiligd]
Telefoon: + 977-9764792172
Registratienummer: 3221 / 080 / 081

IngangsdatumDeze algemene voorwaarden zijn van kracht vanaf 1 juli 2025 en vervangen alle voorgaande versies.

“Het avontuur begint waar de weg eindigt. Trek verantwoord en veilig met Epic Trek Nepal.”