CONDITIONS GÉNÉRALES – ETN

Enregistrement de la société : Epic Trek Nepal Pvt. Ltd. est une société de trekking et d'expédition légalement enregistrée auprès du gouvernement du Népal et agréée par le Département du tourisme du Népal.

1. CONDITIONS DE PAIEMENT

Confirmation de réservation : Epic Trek Nepal (ETN) exige un acompte de 10 % du coût total du voyage pour pré-réserver l'hébergement, le transport, les guides, les porteurs et les permis, et pour confirmer votre réservation.

Paiement du solde : Les 90 % restants peuvent être réglés à l'arrivée au Népal avant le début du trek, ou selon un accord mutuel entre le client et ETN.

Modes de paiement :

• Virement bancaireVirement direct sur notre compte bancaire au Népal (coordonnées fournies lors de la réservation)
• Cartes de créditCartes Visa et Mastercard acceptées (frais de traitement de 4 %).
• Paiement en espècesLes roupies népalaises (NPR) ou les dollars américains sont acceptés à Katmandou.
• Paiement en ligneLes virements PayPal et Wise sont acceptés (frais applicables).
• Paiement mobileeSewa et Khalti (les portefeuilles numériques du Népal) pour les clients locaux

Devise : Tous les prix sont indiqués en dollars américains. Les paiements effectués dans d'autres devises seront convertis au taux de change en vigueur à la date du paiement.

2. POLITIQUES D'ANNULATION

Annulations d'entreprises

Si Epic Trek Nepal annule votre voyage en raison d'un nombre insuffisant de participants, de catastrophes naturelles, d'instabilité politique ou de problèmes de sécurité, vous recevrez soit :

• Un remboursement intégral de tous les paiements effectués, ou
• Un voyage alternatif de valeur égale ou similaire
• Crédit pour un futur voyage (valable 2 ans)

ETN n'est pas responsable des dépenses supplémentaires engagées par les clients, telles que les vols internationaux, les frais de visa ou les frais d'hébergement en dehors de notre itinéraire.

Politique de remboursement intégral Annulations par le client

Délai d'annulation standard : Si vous devez annuler votre trek pour quelque raison que ce soit, veuillez nous en informer au moins 15 jours avant la date de départ prévue.

Frais d'annulation :

• Plus de 15 jours avant le trek: 25 % de frais administratifs déduits du coût total
• 7 à 14 jours avant le trek50% du coût total du trek seront déduits.
• Moins de 7 jours avant le trekAucun remboursement ne sera accordé.

Clause d'exception : En cas d'urgence réelle (urgences médicales, deuil familial, catastrophes naturelles affectant votre pays d'origine), ETN peut accorder un remboursement après déduction de 30 % du coût total, sous réserve de la présentation des documents requis et de l'appréciation de la direction.

Traitement des remboursements : Tous les remboursements approuvés seront traités dans un délai de 14 à 21 jours ouvrables via le mode de paiement initial.

Politique de remboursement des paiements anticipés

Si vous annulez votre voyage et avez droit au remboursement de votre acompte, celui-ci ne pourra être effectué qu'en personne à notre bureau au Népal. En raison de la réglementation bancaire et financière népalaise en vigueur , nous ne sommes pas en mesure d'effectuer le remboursement sur un compte bancaire à l'étranger ni par le biais de moyens de paiement internationaux en ligne.

Si vous ne pouvez pas vous rendre à nos bureaux pour récupérer votre remboursement, vous pouvez reporter votre voyage dans les 12 mois suivant la date de départ initiale , sous réserve de disponibilité et des conditions générales applicables.

3. EXIGENCES EN MATIÈRE D'ASSURANCE

Couverture obligatoire : Une assurance voyage complète est obligatoire pour tous les participants et doit inclure :

• Couverture médicale d'urgence (minimum 100 000 USD)
• Couverture d'évacuation et de sauvetage par hélicoptère (minimum 50 000 USD)
• Assurance annulation et interruption de voyage
• Couverture des activités d'aventure et des treks en haute altitude

Vérification d'assurance : Les clients doivent fournir une preuve d'assurance valide avant le début du trek. ETN se réserve le droit d'annuler les réservations si une assurance adéquate n'est pas fournie.

Assistance documentaire : En cas d'annulation de voyage couverte par une assurance, ETN fournira sans frais supplémentaires tous les reçus, factures et documents nécessaires pour faciliter votre demande de remboursement auprès de votre assurance.

4. SANTÉ ET SÉCURITÉ

Aptitude médicale : Les participants doivent être en bonne santé physique et capables de pratiquer des activités physiques intenses en extérieur. Un examen médical est recommandé avant le départ.

Vaccinations : Il incombe aux clients d'obtenir les vaccins et les médicaments requis, conformément aux recommandations de leur professionnel de la santé ou de leur clinique de voyage.

Protocoles de sécurité : Nos guides agréés sont équipés de trousses de premiers secours complètes et formés aux premiers secours en milieu sauvage. En cas d’urgence médicale grave nécessitant une évacuation, les frais seront pris en charge par votre assurance voyage.

Restrictions d'âge : Les participants de moins de 16 ans doivent être accompagnés d'un parent ou d'un tuteur. Les personnes de plus de 65 ans doivent présenter un certificat médical.

Antécédents médicaux : Les clients doivent déclarer tout problème de santé préexistant susceptible d'affecter leur capacité à effectuer le trek en toute sécurité.

5. RECONNAISSANCE DE LA RESPONSABILITÉ ET DES RISQUES

Risques inhérents : Le trekking au Népal comporte des risques inhérents, notamment le mal d’altitude, les changements météorologiques, les catastrophes naturelles, les accidents et les limitations des infrastructures. Les clients participent à leurs propres risques.

Force majeure : Epic Trek Nepal ne pourra être tenu responsable des conséquences découlant de :

• Catastrophes naturelles (tremblements de terre, glissements de terrain, inondations)
• Des conditions météorologiques défavorables
• Retards ou annulations de vols
• Troubles politiques, grèves ou restrictions gouvernementales
• Défaillances d'infrastructure
• Actes de terrorisme ou troubles civils

Limitation de responsabilité : La responsabilité d'ETN est limitée au coût des services achetés. Nous ne sommes pas responsables des frais supplémentaires, pertes ou dommages indépendants de notre volonté.

Philosophie de l'aventure : La randonnée exige de la flexibilité, de la patience et un état d'esprit positif. « Tolérance, compréhension et sens de l'humour » sont essentiels pour une expérience agréable.

6. BIENS PERSONNELS ET OBJETS DE VALEUR

Responsabilité du client : Les clients sont entièrement responsables de la sécurité et de la conservation de leurs effets personnels tout au long du trek. Cela inclut, sans s’y limiter :

• Appareils électroniques (appareils photo, téléphones, ordinateurs portables, tablettes)
• bijoux et accessoires de valeur
• Argent liquide, cartes de crédit et documents importants
• Médicaments sur ordonnance
• Équipement et vêtements de randonnée personnels

Assistance de l'entreprise : Bien que nos guides et porteurs apportent une aide raisonnable pour la protection de vos biens lors des activités de groupe, ETN décline toute responsabilité en cas de :

• Objets personnels perdus, volés, endommagés ou détruits
• Objets oubliés dans les hébergements, les véhicules ou les emplacements de camping
• Dommages causés par les intempéries, l'humidité ou les conditions environnementales
• Vol par des tiers

Recommandations :

• Transportez tous vos objets de valeur (passeport, argent, cartes, documents importants) personnellement dans un sac à dos sécurisé.
• Souscrivez une assurance distincte pour les équipements coûteux.
• Utilisez des sacs étanches pour vos appareils électroniques et vos documents importants.
• Conservez les copies des documents importants séparément des originaux.
• Limitez au minimum les objets de valeur emportés en randonnée.
• Utilisez le coffre-fort de l'hôtel lorsqu'il est disponible.

Limitations relatives aux porteurs : Chaque porteur est limité à transporter entre 15 et 20 kg. Les objets en surpoids ou hors gabarit peuvent entraîner des frais supplémentaires ou ne pas être transportés.

7. MODIFICATIONS D'ITINÉRAIRE

Modifications initiées par l'entreprise : ETN peut modifier les itinéraires pour les raisons suivantes :

• conditions météorologiques et problèmes de sécurité
• catastrophes naturelles ou risques environnementaux
• restrictions gouvernementales ou problèmes de permis
• Des conditions locales indépendantes de notre volonté

Consultation client : Toute modification importante de l'itinéraire sera discutée avec les clients. Si les modifications sont inacceptables, les clients peuvent :

• Nous acceptons les solutions alternatives sans frais supplémentaires.
• Obtenez un remboursement partiel pour les services non utilisés
• Annulation du voyage avec remboursement conformément à la politique d'annulation

Modifications demandées par le client : Les modifications demandées par les clients pendant le trek seront prises en compte dans la mesure du possible, sous réserve des conditions suivantes :

• Frais supplémentaires pour les services, l'hébergement ou le transport en sus
• Disponibilité de solutions alternatives
• Sécurité et conformité réglementaire
• Consensus du groupe (pour les randonnées en groupe)

Dépendance aux conditions météorologiques : La météo en montagne est imprévisible. Les retards dus aux intempéries font partie intégrante de l’aventure et ne donnent pas droit à un remboursement.

8. POLITIQUES DE REMBOURSEMENT

Situations où aucun remboursement ne sera accordé :

• Services non utilisés en raison d'un départ anticipé (volontaire ou involontaire)
• Services manqués en raison d'un retard ou de retards personnels
• Abandon du voyage pour raisons personnelles pendant le trek
• Services refusés par le client pendant le voyage
• Retour anticipé pour cause de mal de l'altitude, de problèmes de santé personnels ou de mal du pays
• Hébergement, repas ou transport non utilisés en raison des préférences du client

Circonstances exceptionnelles : En cas d'urgence réelle ou de circonstances exceptionnelles, la direction d'Epic Trek Nepal examinera chaque situation individuellement et pourra accorder une compensation partielle à sa seule discrétion.

Normes de service : Toutes les décisions de remboursement seront prises équitablement, en tenant compte des circonstances et des coûts déjà engagés par l'entreprise.

9. REFUS DE SERVICE

Epic Trek Nepal se réserve le droit de refuser ou d'interrompre ses services afin de garantir la sécurité et le bien-être de tous les participants. Nous attendons de tous nos clients un comportement respectueux et approprié tout au long de leur voyage.

Les comportements inacceptables incluent :

• Les bagarres ou altercations physiques avec les membres du groupe, les guides ou le personnel
• Une consommation excessive d'alcool qui perturbe la dynamique de groupe ou compromet la sécurité
• Les injures, le harcèlement ou les comportements irrespectueux envers les guides, les porteurs ou les autres randonneurs sont inacceptables.
• Violation des lois, coutumes ou consignes de sécurité locales
• Tout comportement qui met en danger la sécurité ou le bien-être du groupe

Nous vous remercions de votre collaboration pour maintenir un environnement positif et respectueux pour tous. Notre équipe met tout en œuvre pour assurer votre sécurité et une expérience inoubliable, et nous vous demandons de faire preuve du même respect envers notre personnel et les autres participants. Aucun remboursement ne sera effectué si les services sont interrompus en raison d'un comportement inapproprié du client.

10. CONDITIONS SUPPLÉMENTAIRES

Âge minimum : Les participants doivent être âgés d’au moins 12 ans. Les mineurs de moins de 18 ans doivent avoir le consentement de leurs parents.

Taille du groupe : Les randonnées peuvent être annulées ou reportées si le nombre minimum de participants n'est pas atteint.

Responsabilité environnementale : Les clients doivent respecter les principes du « Leave No Trace » et la culture et l'environnement locaux.

Droits photographiques : ETN peut utiliser les photographies prises lors des treks à des fins promotionnelles sans compensation, sauf si les clients s'y opposent expressément par écrit.

Politique de confidentialité : Vos informations personnelles sont utilisées exclusivement pour l’organisation de votre voyage et nos communications futures. Nous ne partageons aucune donnée client avec des tiers.

Règlement des différends : Tout différend sera résolu par arbitrage à Katmandou, au Népal, conformément au droit népalais.

Accord : En réservant avec Epic Trek Nepal, les clients reconnaissent avoir lu, compris et accepté d'être liés par les présentes conditions générales.

Informations de contact : Epic Trek Nepal Pvt. Ltd.
Paknajol, 16 ans – Thamel, Katmandou, Népal
Courriel : [email protected]
Téléphone: + 977-9764792172
Numéro d'enregistrement: 3221 / 080 / 081

Date d'entrée en vigueur : Les présentes conditions générales entrent en vigueur le 1er juillet 2025 et remplacent toutes les versions précédentes.

« L’aventure commence là où la route s’arrête. Randonnez de manière responsable et en toute sécurité avec Epic Trek Nepal. »